Post digitalisieren: der digitale Briefkasten für Selbstständige

So funktioniert der digitale Briefkasten

Jeder Brief an deinen Namen mit PD-Nummer an der PortoDoc-Adresse wird von einem Menschen geöffnet und gescannt. Du siehst ihn in deinem Konto und bestimmst, wie wir dich benachrichtigen.

• Jeder Brief geöffnet, gescannt und als PDF in deinem Konto
• Kurze Zusammenfassung mit Absender, Inhalt und Dringlichkeit und die Ampel: Rot = Frist oder dringend, Gelb = Handlungsbedarf, Grün = nur zur Info (ein Hinweis, keine Steuerberatung, es gilt das Original)
• Benachrichtigung per E-Mail nach Wahl: nur Hinweis, Kurzfassung oder Kurzfassung mit Brief als PDF
• Einschreiben angenommen, quittiert und wie jeder andere Brief gescannt
• Übersetzung ins Englische in jedem Tarif, Fristen-Erkennung ab dem Tarif Business (ein unverbindlicher KI-Hinweis; jede Frist prüfst du selbst)
• Originale nach dem Scan 90 Tage geschützt aufbewahrt, danach im Aktenvernichter vernichtet; ein Original ins Ausland nachzuschicken kostet 7,90 € (Brief bis 20 g)

Für wen das passt – und wo die Grenzen sind

Für Selbstständige, die viel unterwegs sind oder im Ausland arbeiten und trotzdem jeden Brief von Behörden rechtzeitig sehen wollen. Fristen beginnen an einem festen Tag, nicht erst beim Öffnen: Ein Bescheid des Finanzamts gilt am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben, außer er kommt später oder gar nicht an (§ 122 Abs. 2 AO).

PortoDoc ist eine Postadresse für deine Briefe, keine Geschäfts-, Sitz- oder Impressumsadresse. PortoDoc leistet keine Rechtsberatung, keine Steuerberatung und keine Fiskalvertretung und übernimmt keine Fristenkontrolle; bei Zusammenfassungen gilt das Original.

Datenschutz

Gespeichert in der EU: Die Briefe kommen in Ahrensburg (Schleswig-Holstein) an; die Daten liegen auf Servern in der EU (Hetzner, Finnland). Jede Verbindung ist verschlüsselt, und kein anderes Konto sieht deine Briefe.

Kein KI-Training: Briefinhalte geben wir nicht an US-Cloud-Dienste weiter und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen. Sobald ein Brief deinem Konto zugeordnet ist, sieht bei PortoDoc niemand mehr seinen Inhalt – nur im Ausnahmefall, mit Grund, und du bekommst sofort eine E-Mail.

So läuft es ab

1. Schritt 1

   Konto anlegen und Tarif wählen

   Online anmelden, Tarif wählen und bezahlen. Die PD-Nummer bekommst du, sobald du nach der Bestellung deine E-Mail bestätigt hast.

2. Schritt 2

   Empfangsvollmacht erteilen

   Die Vollmacht erteilst du digital bei der Registrierung (Haken und Name als Unterschrift). Mit ihr dürfen wir an dich adressierte Briefe annehmen, öffnen, scannen und bereitstellen.

3. Schritt 3

   Neue Adresse mitteilen

   Deine Anschrift lautet: dein Name mit PD-Nummer, „c/o Postuvio UG (haftungsbeschränkt), Am Tiergarten 10-12, 22926 Ahrensburg“. Teile sie Behörden, Kunden, Lieferanten und Banken mit.

4. Schritt 4

   Post online lesen

   Jeder Brief liegt in deinem Konto, als PDF mit kurzer Zusammenfassung; wie wir dich per E-Mail benachrichtigen, wählst du selbst.

Preise

Starter: 19,95 € im Monat oder 199,50 € im Jahr, 10 Briefe im Monat. Business: 49,95 € im Monat oder 499,50 € im Jahr, 25 Briefe im Monat, mit Fristen-Erkennung als unverbindlichem KI-Hinweis. Die Übersetzung ins Englische ist in jedem Tarif.

Jeder weitere Brief kostet 2,95 €; der Zugriff auf deine Post wird bei Überschreitung nicht gesperrt. Ein Original ins Ausland nachzuschicken kostet 7,90 € (Brief bis 20 g). Alle Preise inklusive 19 % USt.; bei Jahreszahlung zahlst du 12 Monate zum Preis von zehn.

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Häufige Fragen