Finanzamt Hannover-Nord und andere Finanzämter: Empfangsbevollmächtigter für Firmen im Ausland

Kommt dir das bekannt vor?

• Ein Brief von einem deutschen Finanzamt, auf Deutsch.
• Das Finanzamt verlangt, dass du in angemessener Frist einen Empfangsbevollmächtigten in Deutschland benennst.
• Ein Bescheid, der ins Ausland geht, gilt einen Monat nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben – außer er kam später oder gar nicht an.

Finanzamt Hannover-Nord: zuständig für Firmen aus Großbritannien

Ein Finanzamt je Staat: Für die Umsatzsteuer ist in der Regel je Staat ein zentrales Finanzamt in Deutschland zuständig. Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland oder auf der Insel Man gehören zum Finanzamt Hannover-Nord (§ 1 Abs. 1 Nr. 7 UStZustV). Für einige Sonderverfahren und die Vorsteuervergütung gelten eigene Regeln (§ 1 Abs. 2a, 2b, 3 UStZustV).

Weitere Beispiele: Unternehmen aus den USA gehören zum Finanzamt Bonn-Innenstadt, aus der Türkei zum Finanzamt Dortmund-Unna. Für Länder, die die Verordnung nicht nennt – etwa Kanada oder Australien –, ist das Finanzamt Berlin International zuständig (§ 1 Abs. 2 UStZustV).

Alle diese Finanzämter schreiben auf Deutsch, der Amtssprache der Finanzbehörden (§ 87 Abs. 1 AO). Als Empfangsbevollmächtigter nimmt PortoDoc ihre Briefe in Deutschland an und zeigt dir jeden mit kurzer Zusammenfassung.

Wann das Finanzamt einen Empfangsbevollmächtigten verlangt

§ 123 AO gilt für alle ohne Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung in Deutschland, einem anderen EU-Staat oder einem EWR-Staat. Das Finanzamt kann verlangen, dass sie innerhalb einer angemessenen Frist einen Empfangsbevollmächtigten im Inland benennen.

Wird niemand benannt, gilt ein per Post geschicktes Schriftstück einen Monat nach der Aufgabe zur Post als zugegangen, außer es steht fest, dass es später oder gar nicht ankam (§ 123 Satz 2 und 3 AO). Das Vereinigte Königreich gehört weder zur EU noch zum EWR; eine britische Ltd ohne Sitz in Deutschland fällt deshalb unter § 123 AO.

Für Firmen aus EU und EWR ist das keine Pflicht; sie können uns freiwillig benennen, damit Bescheide nicht ins Ausland reisen.

Ein typischer Fall: Bauleistungen in Deutschland

Ein Bauunternehmen aus dem Vereinigten Königreich übernimmt einen Auftrag in Deutschland. Ohne Freistellungsbescheinigung muss ein Auftraggeber, der Unternehmer ist, 15 % der Rechnung einbehalten und an das Finanzamt abführen, sobald die Bauleistungen im Jahr voraussichtlich 5.000 € übersteigen (§ 48 Abs. 1 und 2 EStG); die Bescheinigung beantragt das Unternehmen nach § 48b EStG.

Zuständig ist zentral das Finanzamt Hannover-Nord für Unternehmen aus dem Vereinigten Königreich (§ 20a AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Nr. 7 UStZustV). Damit dessen Briefe nicht erst nach Großbritannien gehen, benennt die Firma PortoDoc als Empfangsbevollmächtigten; Bescheide und Rückfragen bleiben dann in Deutschland: Wir scannen sie, und die Firma bekommt eine Nachricht.

Was PortoDoc übernimmt – und was nicht

Unsere Grenzen: PortoDoc leistet keine Rechtsberatung, keine Steuerberatung und keine Fiskalvertretung und übernimmt keine Fristenkontrolle; bei Zusammenfassungen gilt das Original. Die Benennung gegenüber dem Finanzamt nimmst du selbst vor; wir stellen dafür eine Vorlage bereit. Anträge wie die Freistellungsbescheinigung bleiben bei dir oder deinem Steuerberater.

• Jeder Brief geöffnet, gescannt und als PDF in deinem Konto
• Kurze Zusammenfassung mit Absender, Inhalt und Dringlichkeit und die Ampel: Rot = Frist oder dringend, Gelb = Handlungsbedarf, Grün = nur zur Info (ein Hinweis, keine Steuerberatung, es gilt das Original)
• Benachrichtigung per E-Mail nach Wahl: nur Hinweis, Kurzfassung oder Kurzfassung mit Brief als PDF
• Einschreiben angenommen, quittiert und wie jeder andere Brief gescannt
• Übersetzung ins Englische in jedem Tarif, Fristen-Erkennung ab dem Tarif Business (ein unverbindlicher KI-Hinweis; jede Frist prüfst du selbst)
• Originale nach dem Scan 90 Tage geschützt aufbewahrt, danach im Aktenvernichter vernichtet; ein Original ins Ausland nachzuschicken kostet 7,90 € (Brief bis 20 g)

So läuft es ab

1. Schritt 1

   Konto anlegen und Tarif wählen

   Firmendaten angeben: Firmenname, Land und Registernummer; dann Tarif wählen und bezahlen. Die Anmeldung geht auch auf Englisch. Die PD-Nummer bekommst du, sobald du nach der Bestellung deine E-Mail bestätigt hast.

2. Schritt 2

   Vollmacht unterschreiben

   Die erweiterte Vollmacht fürs Finanzamt herunterladen – sie ist schon mit den Firmendaten ausgefüllt –, vom Director oder der Geschäftsführung eigenhändig unterschreiben lassen und als PDF, JPG oder PNG (höchstens 10 MB) im Konto hochladen. Die Prüfung dauert meist einen Werktag.

3. Schritt 3

   Beim Finanzamt benennen

   Im Konto steht danach der Block „Für das Finanzamt“ mit Name und Anschrift zum Kopieren: die Postuvio UG (haftungsbeschränkt) mit deinem Bezug. Genau diese Angaben gibst du dem Finanzamt als Empfangsbevollmächtigten an.

4. Schritt 4

   Post online lesen

   Briefe des Finanzamts kommen bei uns an, werden gescannt und liegen als PDF mit Zusammenfassung in deinem Konto; du bekommst eine E-Mail.

Preise

Für ein Finanzamt reicht in der Regel Starter: 19,95 € im Monat oder 199,50 € im Jahr, 10 Briefe im Monat, Empfangsvollmacht für eine Behörde (Benennung als Empfangsbevollmächtigter nach § 123 AO). Business (49,95 € im Monat oder 499,50 € im Jahr, 25 Briefe) gilt für beliebig viele Behörden und enthält Fristen-Erkennung als unverbindlichen KI-Hinweis; die Übersetzung ins Englische ist in jedem Tarif.

Jeder weitere Brief kostet 2,95 €. Keine Einrichtungsgebühr. Die Adresse ist keine Geschäfts-, Sitz- oder Impressumsadresse.

Alle Preise inklusive 19 % USt. Firmen mit Sitz außerhalb Deutschlands zahlen denselben Betrag, auf der Rechnung steht dann keine deutsche Umsatzsteuer (EU: mit gültiger USt-IdNr., außerhalb der EU: mit einem Nachweis, dass deine Firma Unternehmer ist, etwa einer Bescheinigung der Steuerbehörde oder einem Registerauszug).

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Häufige Fragen