Umsatzsteuer in Deutschland für Online-Händler aus dem Ausland: dein Empfangsbevollmächtigter

Kommt dir das bekannt vor?

• Ein Brief vom Finanzamt Hannover-Nord, auf Deutsch.
• Der Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung fragt in Abschnitt 1.6 nach einem Empfangsbevollmächtigten.
• Ein Bescheid, der ins Ausland geht, gilt einen Monat nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben – außer er kam später oder gar nicht an.

Umsatzsteuer-Registrierung: was § 22f UStG verlangt

§ 22f UStG regelt die Aufzeichnungspflichten von Betreibern elektronischer Schnittstellen, etwa Online-Marktplätzen. Satz 2 des ersten Absatzes richtet sich an die Händler selbst: Unternehmer ohne Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Inland, in einem anderen EU-Staat oder einem EWR-Staat haben mit der Antragstellung auf steuerliche Erfassung einen Empfangsbevollmächtigten im Inland zu benennen.

Anders als bei § 123 AO wartet das Gesetz hier nicht auf eine Aufforderung des Finanzamts: Die Benennung gehört zum Antrag. § 123 Satz 2 und 3 AO bleiben unberührt (§ 22f Abs. 1 Satz 3 UStG). Hintergrund: Nach § 25e UStG kann der Betreiber eines Marktplatzes für die Umsatzsteuer seiner Händler haften – deshalb zeichnet er deren Steuerdaten auf.

So bekommt ein Händler aus Großbritannien eine deutsche Umsatzsteuernummer

Eine britische Ltd verkauft über einen Marktplatz an Kunden in Deutschland und beantragt die umsatzsteuerliche Erfassung. Zuständig ist das Finanzamt Hannover-Nord (§ 1 Abs. 1 Nr. 7 UStZustV); Händler aus anderen Ländern wenden sich an das Finanzamt, das dieselbe Verordnung für ihr Land nennt. Im Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung (Abschnitt 1.6) trägt die Firma die Postuvio UG (haftungsbeschränkt) als Empfangsbevollmächtigte ein – mit genau der Anschrift, die PortoDoc im Konto unter „Für das Finanzamt“ zeigt.

Nach der Erfassung vergibt das Finanzamt eine Steuernummer. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erteilt auf Antrag das Bundeszentralamt für Steuern (§ 27a Abs. 1 UStG).

Wichtig: als Empfangsbevollmächtigte die Postuvio UG (haftungsbeschränkt) eintragen, nicht die eigene Firma mit c/o-Anschrift. Sonst steht beim Finanzamt die eigene Firma als Empfängerin.

Was PortoDoc übernimmt – und was nicht

Unsere Grenzen: PortoDoc leistet keine Rechtsberatung, keine Steuerberatung und keine Fiskalvertretung und übernimmt keine Fristenkontrolle; bei Zusammenfassungen gilt das Original. Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die Registrierung selbst und eine Fiskalvertretung gehören nicht dazu. Jeder Brief an deine PortoDoc-Adresse mit PD-Nummer wird gescannt – vom Finanzamt, vom Marktplatz, von Kunden oder Banken.

• Jeder Brief geöffnet, gescannt und als PDF in deinem Konto
• Kurze Zusammenfassung mit Absender, Inhalt und Dringlichkeit und die Ampel: Rot = Frist oder dringend, Gelb = Handlungsbedarf, Grün = nur zur Info (ein Hinweis, keine Steuerberatung, es gilt das Original)
• Benachrichtigung per E-Mail nach Wahl: nur Hinweis, Kurzfassung oder Kurzfassung mit Brief als PDF
• Einschreiben angenommen, quittiert und wie jeder andere Brief gescannt
• Übersetzung ins Englische in jedem Tarif, Fristen-Erkennung ab dem Tarif Business (ein unverbindlicher KI-Hinweis; jede Frist prüfst du selbst)
• Originale nach dem Scan 90 Tage geschützt aufbewahrt, danach im Aktenvernichter vernichtet; ein Original ins Ausland nachzuschicken kostet 7,90 € (Brief bis 20 g)

So läuft es ab

1. Schritt 1

   Konto anlegen und Tarif wählen

   Firmendaten angeben: Firmenname, Land und Registernummer; dann Tarif wählen und bezahlen. Die Anmeldung geht auch auf Englisch. Die PD-Nummer bekommst du, sobald du nach der Bestellung deine E-Mail bestätigt hast.

2. Schritt 2

   Vollmacht unterschreiben

   Die erweiterte Vollmacht fürs Finanzamt herunterladen – sie ist schon mit den Firmendaten ausgefüllt –, vom Director oder der Geschäftsführung eigenhändig unterschreiben lassen und als PDF, JPG oder PNG (höchstens 10 MB) im Konto hochladen. Die Prüfung dauert meist einen Werktag.

3. Schritt 3

   Im Fragebogen eintragen

   Im Konto steht danach der Block „Für das Finanzamt“ mit Name und Anschrift zum Kopieren. Genau diese Angaben trägst du im Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung in Abschnitt 1.6 ein.

4. Schritt 4

   Post online lesen

   Briefe des Finanzamts kommen bei uns an, werden gescannt und liegen als PDF mit Zusammenfassung in deinem Konto; du bekommst eine E-Mail.

Preise

Für ein Finanzamt reicht in der Regel Starter: 19,95 € im Monat oder 199,50 € im Jahr, 10 Briefe im Monat, Empfangsvollmacht für eine Behörde (Benennung als Empfangsbevollmächtigter nach § 123 AO). Business (49,95 € im Monat oder 499,50 € im Jahr, 25 Briefe) gilt für beliebig viele Behörden und enthält Fristen-Erkennung als unverbindlichen KI-Hinweis; die Übersetzung ins Englische ist in jedem Tarif.

Jeder weitere Brief kostet 2,95 €. Keine Einrichtungsgebühr. Die Adresse ist keine Geschäfts-, Sitz- oder Impressumsadresse.

Alle Preise inklusive 19 % USt. Firmen mit Sitz außerhalb Deutschlands zahlen denselben Betrag, auf der Rechnung steht dann keine deutsche Umsatzsteuer (EU: mit gültiger USt-IdNr., außerhalb der EU: mit einem Nachweis, dass deine Firma Unternehmer ist, etwa einer Bescheinigung der Steuerbehörde oder einem Registerauszug).

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Häufige Fragen