Sicherheit und Datenschutz
Deine Post ist vertraulich. Hier steht, was wir dafür tun — nur das, was Code und Betrieb belegen, kein Versprechen darüber hinaus.
Wo deine Daten liegen
- Anwendung, Datenbank und Scans laufen auf einem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Helsinki, Finnland (EU).
- Verschlüsselte Sicherungskopien liegen auf einem Rechner in Deutschland, den ein Gesellschafter der Postuvio UG für uns betreibt, und bei Hetzner in der EU.
- Kurzfassung, Fristen und Übersetzung erstellt das KI-Modell Claude über Amazon Bedrock (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg); die Anfragen gehen an ein Rechenzentrum in Frankfurt am Main und werden nur in Rechenzentren in der EU verarbeitet. Briefinhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Keine Fremden auf der Seite
- Auf dieser Website laufen keine Skripte von Drittanbietern: kein Google Analytics, kein Tag Manager, keine Werbe-Pixel.
- Besucher zählen wir selbst auf unserem Server: ohne Cookies, ohne Speicherung in deinem Browser und ohne deine IP-Adresse oder Browserkennung zu speichern.
- Ein Cookie zur Herkunftsmessung setzen wir nur, wenn du im Banner zustimmst. Unter „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite kannst du das jederzeit ändern.
Verschlüsselt unterwegs
- Jede Verbindung zwischen deinem Browser und uns läuft über TLS (HTTPS), erzwungen per HSTS.
- Kurzfassung und Scan schicken wir nur dann per E-Mail, wenn du das selbst im Konto gewählt hast. Sonst bekommst du nur den Hinweis, dass Post da ist.
Wer deine Post sieht
- Im Kundenkonto sind deine Briefe nur nach Anmeldung abrufbar. Einen Link auf einen einzelnen Scan gibt es nur, wenn du ihn selbst erzeugst — beim Weiterleiten an deinen Steuerberater oder über die Briefpost-API; er gilt nur für diesen Brief und läuft ab.
- Jedes Konto ist in der Datenbank von allen anderen getrennt (Row-Level-Security). Ein fremdes Konto kann deine Briefe nicht abrufen.
- Betreiber und Kunden haben getrennte Rollen: in den Betreiberbereich kommt nur ein Betreiber-Zugang.
- Bis ein Brief deinem Konto zugeordnet ist, sehen unsere Mitarbeiter Scan und erkannten Text, soweit das für die Zuordnung nötig ist. Danach sieht bei uns niemand mehr den Inhalt — nur im Notfall: mit Grund, nur für diesen einen Brief und 15 Minuten, protokolliert, und du bekommst sofort eine E-Mail.
- Den Inhalt eines Briefs verarbeiten wir erst, wenn deine unterschriebene Empfangsvollmacht vorliegt. Ohne Vollmacht sehen wir nur den Umschlag.
- Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App: im Betreiberbereich Pflicht, für dein Kundenkonto jederzeit in den Einstellungen einschaltbar.
Papier und Fristen
- Papier-Originale bewahren wir 90 Tage verschlossen auf und vernichten sie danach mit einem Aktenvernichter, wenn du keine Weiterleitung beauftragst.
- Die Besucherzählung löschen wir nach 13 Monaten.
Verträge und Recht
- Firmenkunden schließen bei der Registrierung den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ab. Er steht öffentlich auf unserer Website; eine Ausfertigung für deine Unterlagen schicken wir dir auf Anfrage.
- PortoDoc wird von einem deutschen Unternehmen betrieben; es gilt deutsches Recht und die DSGVO.
Was nach einer Kündigung passiert
- Nach dem Vertragsende bleibt dein Konto drei Monate im Lesemodus: Du kannst deine Briefe ansehen und herunterladen. Danach löschen wir sie; 30 und 7 Tage vorher erinnern wir dich per E-Mail.
- So steht es in unseren AGB (§ 9) und in unserer Datenschutzerklärung (Nr. 12). Du kannst die Löschung auch vorher selbst im Konto auslösen.
Was wir nicht behaupten
Damit du weißt, woran du bist:
- Wir haben keine Zertifizierung nach einer Sicherheitsnorm und keinen Prüfbericht eines Dritten.
- Die Ablage der Scans auf dem Server ist nicht zusätzlich verschlüsselt. Der Schutz liegt im Zugang: Anmeldung, Rollen, Mandantentrennung.
- Ein Zugriffsprotokoll, das du selbst einsehen kannst, gibt es noch nicht. Unsere Scans sind nicht nach einer Norm zertifiziert.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- Datenschutzerklärung
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- Fakten zu PortoDoc
Zuletzt geprüft am · So prüfen wir unsere Angaben
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