Brief vom Finanzamt bekommen? So liest du ihn

Wo steht was im Brief?

Die Tabelle ist eine Orientierung, keine feste Regel: Finanzämter nutzen unterschiedliche Vorlagen. Diese Wörter siehst du meist, und dort stehen sie meist:

Die Einspruchsfrist läuft ab der Bekanntgabe, nicht ab dem Tag, an dem du den Brief liest. Ein schriftlicher Bescheid, der im Inland mit der Post kommt, gilt am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben, bei Post ins Ausland einen Monat nach der Aufgabe zur Post; das gilt nicht, wenn er nicht oder später angekommen ist (§ 122 Abs. 2 AO). Mehr dazu im Ratgeber Fristen beim Finanzamt und Zugangsfiktion.

Welche Briefarten sind typisch?

Betreff und erster Absatz verraten meist, welche Art Brief du vor dir hast. Diese fünf sind häufig:

• Steuerbescheid

  Deine Steuer wird festgesetzt

  Setzt deine Steuer fest, zum Beispiel für ein Jahr. Er kommt schriftlich oder elektronisch, nennt die Steuer nach Art und Betrag und wer sie schuldet und enthält eine Belehrung, welcher Rechtsbehelf zulässig ist, binnen welcher Frist und bei welcher Behörde (§ 157 Abs. 1 AO). Einspruch kannst du innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe einlegen (§ 355 Abs. 1 AO).

  § 157 AO · § 355 AO

• Erinnerung

  Die Steuererklärung fehlt

  Das Finanzamt wartet noch auf eine Steuererklärung. Kommt sie nicht, kann es einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 AO), die Steuer in einem Schätzungsbescheid schätzen (§ 162 AO) und die Abgabe mit Zwangsmitteln wie einem Zwangsgeld durchsetzen (§ 328 AO). Das einzelne Zwangsgeld darf 25.000 Euro nicht übersteigen (§ 329 AO).

  § 152 AO · § 162 AO · § 328 AO · § 329 AO

• Mahnung

  Eine Zahlung ist offen

  Eine Steuer ist nicht bezahlt. Vor der Vollstreckung soll das Finanzamt in der Regel mit einer Zahlungsfrist von einer Woche mahnen (§ 259 AO). Für jeden angefangenen Monat der Säumnis kommt ein Säumniszuschlag von 1 % der rückständigen Steuer hinzu, abgerundet auf den nächsten durch 50 Euro teilbaren Betrag (§ 240 Abs. 1 AO). Bei bis zu drei Tagen Säumnis wird er nicht erhoben, außer bei Zahlung in bar oder per Scheck (§ 240 Abs. 3 AO).

  § 259 AO · § 240 AO

• Auskunftsersuchen, Anforderung von Unterlagen

  Das Finanzamt will Auskunft oder Belege

  Du musst dem Finanzamt die Auskünfte geben, die es braucht, um einen für die Besteuerung erheblichen Sachverhalt festzustellen (§ 93 Abs. 1 AO). Im Ersuchen muss stehen, worüber du Auskunft geben sollst (§ 93 Abs. 2 AO). Auf Verlangen legst du Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere und andere Urkunden vor (§ 97 Abs. 1 AO). Du wirkst bei der Ermittlung mit; Vorgänge im Ausland musst du selbst aufklären und die Beweismittel beschaffen (§ 90 AO).

  § 93 AO · § 97 Abs. 1 AO · § 90 AO

• Prüfungsanordnung

  Eine Außenprüfung kommt

  Kündigt eine Außenprüfung an und bestimmt ihren Umfang. Sie kommt schriftlich oder elektronisch, mit Rechtsbehelfsbelehrung (§ 196 AO). Die Prüfungsanordnung, der voraussichtliche Beginn und die Namen der Prüfer müssen dir angemessene Zeit vor Beginn bekannt gegeben werden, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird (§ 197 Abs. 1 AO). Machst du wichtige Gründe glaubhaft, kannst du beantragen, den Beginn zu verlegen (§ 197 Abs. 2 AO).

  § 196 AO · § 197 AO

Wohnst du außerhalb von EU und EWR, oder sitzt deine Firma dort, kann noch ein Brief kommen: die Aufforderung, innerhalb einer angemessenen Frist einen Empfangsbevollmächtigten in Deutschland zu benennen. Benennst du niemanden, gilt ein Brief einen Monat nach der Aufgabe zur Post als zugegangen, außer es steht fest, dass er später oder gar nicht ankam (§ 123 AO). Was das bedeutet und wie du reagierst: Empfangsbevollmächtigter für das Finanzamt.

Was tust du als Nächstes?

1. 01Datum notieren. Schreib dir das Datum des Schreibens auf und bestimm den Tag der Bekanntgabe: bei Post im Inland der vierte Tag nach der Aufgabe zur Post (§ 122 Abs. 2 AO).
2. 02Art erkennen. Lies Betreff und ersten Absatz: Bescheid, Erinnerung, Mahnung, Auskunftsersuchen oder Prüfungsanordnung?
3. 03Betrag und Zahlungsfrist prüfen. Such den Betrag und „Bitte zahlen Sie bis …“. Ein Einspruch hält die Zahlung allein nicht auf (§ 361 Abs. 1 AO).
4. 04Frist in deinen Kalender eintragen. Für einen Einspruch ist das ein Monat nach Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO), für eine Anfrage das Datum im Brief. Jede Frist prüfst du (oder dein Steuerberater) selbst.
5. 05Steuernummer angeben. Schreib die Steuernummer auf jede Antwort und zu jeder Zahlung.
6. 06Bei Zweifeln Steuerberater fragen. Vor allem, bevor du Einspruch einlegst oder wenn ein Betrag nicht stimmt. Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung.
7. 07Auf Deutsch antworten. Die Amtssprache ist Deutsch (§ 87 Abs. 1 AO). Reichst du Unterlagen in einer anderen Sprache ein, kann das Finanzamt eine Übersetzung verlangen (§ 87 Abs. 2 AO).

KI-Hilfen mit PortoDoc: In jedem Tarif bekommst du eine englische KI-Übersetzung, je nach Tarif auch eine KI-Zusammenfassung: Hilfen, keine Steuerberatung – es gilt das Original. Ab dem Tarif Business markiert ein KI-Fristenhinweis mögliche Fristen: ebenfalls eine unverbindliche Hilfe, jede Frist prüfst du (oder dein Steuerberater) selbst. Wie das bei einem echten Steuerbescheid aussieht, beschreibt unser Blogartikel zum Steuerbescheid auf Deutsch.

Echter Brief oder Betrug?

Erst prüfen, dann zahlen: Kommt dir ein Brief seltsam vor, prüf ihn so:

• Vergleiche Absender, Steuernummer und Bankverbindung mit den Angaben auf der offiziellen Seite des Finanzamts.
• Such die Telefonnummer selbst auf dieser Seite heraus und ruf beim Finanzamt an, wenn du unsicher bist.
• Ignorier eine überraschende Forderung nicht. Sie kann echt sein: Fehlen Erklärungen, darf das Finanzamt die Steuer schätzen (§ 162 AO).

Wie PortoDoc das löst

1. 01Adresse: Du meldest dich an und bekommst deine Postanschrift in Ahrensburg bei Hamburg mit deiner persönlichen PD-Nummer. Sie ist eine Zustelladresse für Briefpost, keine Geschäfts-, Sitz- oder Impressumsadresse.
2. 02Benennung: Du unterschreibst die Vollmacht mit § 123 AO. Unter „Für das Finanzamt“ zeigt dir dein Konto genau, was du einträgst. Beim Finanzamt benennst du PortoDoc selbst, zum Beispiel im Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung.
3. 03Scan: Das Finanzamt schreibt an uns. Wir scannen jeden Brief, und du bekommst eine Nachricht. Der Brief liegt als PDF in deinem Konto.
4. 04KI-Zusammenfassung: In jedem Tarif bekommst du dazu eine englische KI-Übersetzung, je nach Tarif auch eine KI-Zusammenfassung: unverbindliche Hilfen, keine Steuerberatung – es gilt das Original.
5. 05Deine Antwort: Du oder dein Steuerberater antworten dem Finanzamt. Erklärungen, Steuerberatung und Fristenkontrolle übernehmen wir nicht.

PortoDoc ist ein Dienst der Postuvio UG (haftungsbeschränkt), Am Tiergarten 10-12, 22926 Ahrensburg. Die Briefe kommen in Ahrensburg (Schleswig-Holstein) an; die Daten liegen auf Servern in der EU (Hetzner, Finnland).

Häufige Fragen