Briefarten vom Finanzamt A–Z: Was jeder Brief bedeutet

Welche Briefart hast du vor dir?

Such den fett gedruckten Betreff und vergleich ihn mit der zweiten Spalte. Maßgeblich ist das Datum in deinem Brief oder das, was du daraus ausrechnest.

Wie liest du die Fristen?

• Einspruchsfrist: bei Entscheidungen wie einem Steuerbescheid ein Monat nach der Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO). Fehlt im Brief eine richtige Rechtsbehelfsbelehrung, gilt ein Jahr (§ 356 AO).
• Datum im Brief: Anforderungen, Anhörungen und Erinnerungen setzen ein eigenes Datum („bis zum …“). Du kannst eine Verlängerung beantragen, in manchen Fällen sogar noch danach (§ 109 Abs. 1 AO).
• Tag der Bekanntgabe: im Inland der vierte Tag nach der Aufgabe zur Post, im Ausland ein Monat danach, außer der Brief kam später oder gar nicht an (§ 122 Abs. 2 AO). Endet eine Frist an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet sie am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO); der Bundesfinanzhof wendet das auch auf den Tag der Bekanntgabe an (Urteil vom 14.10.2003, IX R 68/98).
• Zahlung wartet nicht: Ein Einspruch hält die Erhebung der Steuer nicht auf (§ 361 Abs. 1 AO).

• Rechenbeispiel: Fristen und Zugangsfiktion.
• Erste Schätzung: der Fristenrechner, unverbindlich, prüf jedes Datum also am Brief.
• Welches Finanzamt die Umsatzsteuer von Firmen aus deinem Land bearbeitet: der Finanzamt-Finder.
• Sitzt deine Firma außerhalb von EU und EWR? Dann kann das Finanzamt verlangen, dass du einen Empfangsbevollmächtigten im Inland benennst (§ 123 AO); mehr in Empfangsbevollmächtigter für das Finanzamt.

Anforderung von Belegen (Auskunftsersuchen)

• Im Betreff: Anforderung von Unterlagen oder Belegen (request for documents or receipts), Auskunftsersuchen (request for information), Vorlage (presentation).
• Was es ist: Du musst die Auskünfte geben, die das Finanzamt braucht, um den Sachverhalt festzustellen (§ 93 Abs. 1 AO), und auf Verlangen Bücher, Aufzeichnungen und Geschäftspapiere vorlegen (§ 97 Abs. 1 AO). Im Ersuchen muss stehen, worum es geht (§ 93 Abs. 2 AO).
• Frist: das Datum im Brief. Ohne Antworten muss das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 Abs. 2 AO).

1. 01Schreib auf, was verlangt wird, Punkt für Punkt.
2. 02Antworte auf Deutsch und gib deine Steuernummer an. Für Unterlagen in einer anderen Sprache kann das Finanzamt eine Übersetzung verlangen (§ 87 Abs. 2 AO).
3. 03Brauchst du mehr Zeit? Frag vor dem Datum (§ 109 Abs. 1 AO).

Anhörung

• Im Betreff: Anhörung (hearing), oft mit Gelegenheit zur Stellungnahme (opportunity to comment).
• Was es ist: Vor einer Entscheidung, die in deine Rechte eingreift, soll das Finanzamt dich zu den Tatsachen anhören, vor allem wenn es wesentlich zu deinen Ungunsten von deiner Erklärung abweichen will (§ 91 Abs. 1 AO).
• Frist: das Datum im Brief. Die Entscheidung kommt danach als Bescheid, mit eigener Einspruchsfrist (§ 355 Abs. 1 AO).

1. 01Lies, welche Zahlen das Finanzamt ändern will und warum.
2. 02Antworte vor dem Datum mit Tatsachen und Unterlagen. So kannst du ein Missverständnis klären, bevor der Bescheid kommt.
3. 03Brauchst du mehr Zeit? Frag vor dem Datum (§ 109 Abs. 1 AO).

Bescheid (Steuerbescheid)

• Im Betreff: Bescheid für 2025 über Umsatzsteuer (VAT assessment notice for 2025), Festsetzung (assessment), geändert (amended), Vorbehalt der Nachprüfung (subject to review).
• Was es ist: Er setzt deine Steuer nach Art und Betrag fest, nennt, wer sie schuldet, und belehrt dich, welcher Rechtsbehelf zulässig ist, in welcher Frist und wo (§ 157 Abs. 1 AO).
• Frist: Einspruch innerhalb eines Monats nach der Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO), schriftlich oder elektronisch bei dem Finanzamt, das den Bescheid erlassen hat; eine falsche Bezeichnung schadet nicht (§ 357 Abs. 1 AO). Der Zahltag steht gesondert im Bescheid.

1. 01Notier den Tag der Bekanntgabe, das Ende der Einspruchsfrist und den Zahltag.
2. 02Vergleich die Zahlen mit deiner Erklärung. Abweichungen stehen meist in den Erläuterungen.
3. 03Ein Einspruch hält die Zahlung nicht auf; du kannst die Aussetzung der Vollziehung beantragen (§ 361 Abs. 2 AO). Frag vor dem Einspruch einen Steuerberater.

Bescheinigung über die steuerliche Erfassung (frühere Marktplatz-Bescheinigung)

• Auf dem Papier: Bescheinigung über die steuerliche Erfassung (certificate of registration for tax purposes), mit Gültigkeitszeitraum; beantragt mit dem Vordruck USt 1 TJ.
• Was es war: Ab dem 1. Januar 2019 mussten Online-Marktplätze nach dem damaligen § 22f UStG Aufzeichnungen über ihre Händler führen. Auf Antrag bestätigte das Finanzamt mit diesem Papier, dass ein Händler umsatzsteuerlich erfasst ist, als Nachweis für den Marktplatz, gültig längstens bis zum 31.12.2021 (BMF-Schreiben vom 28.01.2019, III C 5 - S 7420/19/10002 :002).
• Frist: keine. Es gibt nichts zu beantworten.
• Was heute gilt: Das Jahressteuergesetz 2020 (BGBl. I 2020 S. 3096) hat die Regel für Umsätze nach dem 30.06.2021 neu gefasst (§ 27 Abs. 34 UStG). Heute zeichnet der Marktplatz unter anderem deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auf (§ 22f Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 UStG). Marktplatzhändler mit Sitz außerhalb von EU und EWR müssen mit dem Antrag auf steuerliche Erfassung einen Empfangsbevollmächtigten im Inland benennen (§ 22f Abs. 1 Satz 2 UStG).

1. 01Heb alte Papiere dieser Art bei deinen Unterlagen auf; als Nachweis dienen sie nicht mehr.
2. 02Prüf, ob in deinem Marktplatz-Konto deine aktuelle USt-IdNr. steht.
3. 03Was der Marktplatz heute aufzeichnet und wann du einen Empfangsbevollmächtigten benennst: § 22f UStG für Marktplatz-Händler.
4. 04Fragen zu deiner Erfassung gehen an das für dich zuständige Finanzamt; welches das ist, zeigt der Finanzamt-Finder.

Erinnerung an die Abgabe der Steuererklärung

• Im Betreff: Erinnerung (reminder), Aufforderung zur Abgabe (request to file), Umsatzsteuer-Voranmeldung (advance VAT return).
• Was es ist: Das Finanzamt wartet auf eine Erklärung. Wer dazu aufgefordert wird, muss sie abgeben (§ 149 Abs. 1 AO). Eine Erinnerung allein setzt keine Steuer fest.
• Frist: das Datum in der Erinnerung. Kommt nichts, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 AO), die Steuer schätzen (§ 162 AO) oder nach schriftlicher Androhung mit angemessener Frist (§ 332 Abs. 1 AO) ein Zwangsgeld von bis zu 25.000 Euro je Fall festsetzen (§ 329 AO).

1. 01Gib die fehlende Erklärung vor dem Datum im Brief ab.
2. 02Schaffst du das nicht, beantrag vor dem Datum eine Verlängerung (§ 109 Abs. 1 AO).
3. 03Meinst du, du musst keine Erklärung abgeben, antworte und erklär, warum.

Mahnung

• Im Betreff: Mahnung (payment reminder), Zahlungserinnerung (reminder to pay), Vollstreckung (enforcement).
• Was es ist: Eine Steuer ist überfällig. In der Regel soll das Finanzamt dich vor Beginn der Vollstreckung mit einer Zahlungsfrist von einer Woche mahnen (§ 259 AO). Meist kommen Säumniszuschläge dazu (§ 240 AO).
• Frist: in der Regel eine Woche. Eine Mahnung setzt keine neue Steuer fest; ist der Betrag selbst falsch, geht es um den ursprünglichen Bescheid und dessen Einspruchsfrist.

1. 01Vergleich den Betrag mit dem ursprünglichen Bescheid und deinen Kontoauszügen.
2. 02Zahl innerhalb der Woche, mit Steuernummer und dem Zeichen aus dem Brief.
3. 03Schon gezahlt? Schick den Nachweis. Kannst du nicht alles zahlen? Melde dich beim Finanzamt, bevor die Woche um ist.

Prüfungsanordnung (Außenprüfung)

• Im Betreff: Prüfungsanordnung (tax audit order), Außenprüfung (tax audit), Prüfungsbeginn (start of the audit).
• Was es ist: Sie bestimmt den Umfang einer Außenprüfung und enthält eine Rechtsbehelfsbelehrung (§ 196 AO). Sie muss dir mit dem voraussichtlichen Beginn und den Namen der Prüfer angemessene Zeit vor der Prüfung bekannt gegeben werden, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird (§ 197 Abs. 1 AO). Mit ihr kann das Finanzamt Unterlagen in angemessener Frist verlangen (§ 197 Abs. 3 AO).
• Frist: Einspruch innerhalb eines Monats nach der Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO). Beginn und ein Datum für Unterlagen stehen in der Anordnung.

1. 01Sag sofort deinem Steuerberater Bescheid und notier den Prüfungsbeginn.
2. 02Passt der Termin aus wichtigen Gründen nicht, beantrag eine Verlegung (§ 197 Abs. 2 AO).
3. 03Bereite die verlangten Unterlagen und Daten vor.

Säumniszuschlag

• Im Betreff: Säumniszuschlag (late payment surcharge), Rückstand (arrears); meist im Zahlungsteil eines Briefs.
• Was es ist: Zahlst du eine Steuer nicht bis zum Ablauf des Fälligkeitstags, fällt für jeden angefangenen Monat 1 Prozent des auf 50 Euro abgerundeten Rückstands an (§ 240 Abs. 1 AO). Bei einer Säumnis bis zu drei Tagen wird er nicht erhoben, mit einer Ausnahme (§ 240 Abs. 3 AO).
• Frist: Der Zuschlag entsteht kraft Gesetzes, ohne Bescheid (§ 218 Abs. 1 AO). Bist du anderer Meinung, entscheidet das Finanzamt durch Abrechnungsbescheid (§ 218 Abs. 2 AO).

1. 01Vergleich den Fälligkeitstag mit dem Tag, an dem deine Zahlung beim Finanzamt einging.
2. 02Zahl den Zuschlag zusammen mit der Steuer.
3. 03Hältst du ihn für falsch, schreib dem Finanzamt und begründe es.

Schätzungsbescheid

• Im Betreff: Schätzung (estimate), geschätzt (estimated); oft zusammen mit einem Verspätungszuschlag.
• Was es ist: Kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln, muss es sie schätzen (§ 162 Abs. 1 AO), etwa wenn Erklärungen oder Aufzeichnungen fehlen (§ 162 Abs. 2 AO). Deine Pflicht zur Abgabe bleibt bestehen (§ 149 Abs. 1 AO).
• Frist: Einspruch innerhalb eines Monats nach der Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO).

1. 01Bereite die fehlende Erklärung sofort vor.
2. 02Leg innerhalb des Monats Einspruch ein und reich die Erklärung mit ein. Das Finanzamt kann dir eine Frist für Tatsachen und Beweismittel setzen; was danach kommt, wird nicht berücksichtigt (§ 364b AO).
3. 03Der Einspruch hält die Zahlung nicht auf (§ 361 Abs. 1 AO). Frag einen Steuerberater nach der Aussetzung der Vollziehung (§ 361 Abs. 2 AO).

Verspätungszuschlag

• Im Betreff: Verspätungszuschlag (late filing surcharge), nicht fristgemäß (not on time).
• Was es ist: Das Finanzamt kann ihn festsetzen, wenn eine Erklärung zu spät oder gar nicht kommt; es sieht davon ab, wenn du glaubhaft machst, dass die Verspätung entschuldbar ist (§ 152 Abs. 1 AO). Gibst du eine Jahreserklärung nicht binnen 14 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres ab, muss es ihn festsetzen, mit Ausnahmen (§ 152 Abs. 2 und 3 AO).
• Höhe: bei Jahreserklärungen 0,25 Prozent der um Vorauszahlungen und Abzugsbeträge verminderten Steuer, mindestens 25 Euro je angefangenem Monat (§ 152 Abs. 5 AO). Bei Umsatzsteuer-Voranmeldungen berücksichtigt das Finanzamt Dauer und Häufigkeit der Verspätung und die Höhe der Steuer (§ 152 Abs. 8 AO). Höchstens 25.000 Euro (§ 152 Abs. 10 AO).
• Frist: Einspruch innerhalb eines Monats nach der Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO).

1. 01Prüf die gezählten Monate, vom Ende der Abgabefrist bis zum Eingang deiner Erklärung.
2. 02War die Verspätung entschuldbar, begründe das innerhalb der Einspruchsfrist.
3. 03Gib künftig rechtzeitig ab oder beantrag vor Fristende eine Verlängerung (§ 109 Abs. 1 AO).

Vorauszahlungsbescheid

• Im Betreff: Vorauszahlungsbescheid oder Festsetzung der Vorauszahlungen (notice of advance payments), mit Daten wie 10.03.
• Was es ist: Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer sind am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig, festgesetzt per Bescheid (§ 37 Abs. 1 und 3 EStG); für die Körperschaftsteuer gilt das entsprechend (§ 31 Abs. 1 KStG). Der Bescheid steht immer unter dem Vorbehalt der Nachprüfung; du kannst jederzeit eine Änderung beantragen (§ 164 Abs. 1 und 2 AO).
• Umsatzsteuer läuft anders: Die Vorauszahlung berechnest du selbst in der Umsatzsteuer-Voranmeldung, fällig bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG).
• Frist: die Zahltermine im Bescheid; Einspruch innerhalb eines Monats nach der Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO).

1. 01Trag die Zahltermine in deinen Kalender ein.
2. 02Ist dein Einkommen gesunken, beantrag niedrigere Vorauszahlungen und begründe es (§ 164 Abs. 2 AO).
3. 03Gib bei jeder Zahlung deine Steuernummer an.

Zinsbescheid

• Im Betreff: Zinsen zur Umsatzsteuer (interest on VAT), Festsetzung von Zinsen (setting of interest), Nachzahlungszinsen (interest on back payments).
• Was es ist: Ein Unterschiedsbetrag aus der Festsetzung von Einkommen-, Körperschaft-, Umsatz- oder Gewerbesteuer wird verzinst, ab 15 Monaten nach Ablauf des Jahres, in dem die Steuer entstanden ist (§ 233a Abs. 1 und 2 AO). Seit 1. Januar 2019 beträgt der Zins 0,15 Prozent im Monat, also 1,8 Prozent im Jahr (§ 238 Abs. 1a AO), nur für volle Monate. Auch Erstattungen können verzinst werden (§ 233a Abs. 3 AO).
• Frist: Einspruch innerhalb eines Monats nach der Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO). Meist werden die Zinsen zusammen mit dem Steuerbescheid festgesetzt (§ 233a Abs. 4 AO).

1. 01Prüf den Beginn des Zinslaufs und die gezählten Monate.
2. 02Ist die Steuer selbst falsch, leg Einspruch gegen den Steuerbescheid ein; ändert er sich, ändern sich auch die Zinsen (§ 233a Abs. 5 AO).
3. 03Zahl bis zum Datum im Bescheid.

Wie PortoDoc das löst

1. 01Adresse: Du meldest dich an und bekommst deine Postanschrift in Ahrensburg bei Hamburg mit deiner persönlichen PD-Nummer. Sie ist eine Zustelladresse für Briefpost, keine Geschäfts-, Sitz- oder Impressumsadresse.
2. 02Benennung: Du unterschreibst die Vollmacht mit § 123 AO. Unter „Für das Finanzamt“ zeigt dir dein Konto genau, was du einträgst. Beim Finanzamt benennst du PortoDoc selbst, zum Beispiel im Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung.
3. 03Scan: Das Finanzamt schreibt an uns. Wir scannen jeden Brief, und du bekommst eine Nachricht. Der Brief liegt als PDF in deinem Konto.
4. 04KI-Zusammenfassung: In jedem Tarif bekommst du dazu eine englische KI-Übersetzung, je nach Tarif auch eine KI-Zusammenfassung: unverbindliche Hilfen, keine Steuerberatung – es gilt das Original.
5. 05Deine Antwort: Du oder dein Steuerberater antworten dem Finanzamt. Erklärungen, Steuerberatung und Fristenkontrolle übernehmen wir nicht.

PortoDoc ist ein Dienst der Postuvio UG (haftungsbeschränkt), Am Tiergarten 10-12, 22926 Ahrensburg. Die Briefe kommen in Ahrensburg (Schleswig-Holstein) an; die Daten liegen auf Servern in der EU (Hetzner, Finnland).

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