Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung für Firmen im Ausland: so trägst du den Empfangsbevollmächtigten ein

Welcher Fragebogen ist der richtige?

Firmen im Ausland haben einen eigenen Vordruck: den „Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung von im Ausland ansässigen Unternehmern“. Laut Ausfüllhilfe füllst du ihn unabhängig von der Rechtsform aus, wenn deine Firma im Ausland ansässig ist und keine feste Niederlassung in Deutschland hat. Die Länder bieten ihn als PDF an, auch auf Englisch und Französisch.

Ganz oben, im Feld „An das Finanzamt“, trägst du das Finanzamt ein, das für den Sitz deiner Firma zuständig ist (§ 1 UStZustV):

• Finanzamt Hannover-Nord für Firmen aus Großbritannien
• Finanzamt Bonn-Innenstadt für Firmen aus den USA
• Finanzamt Dortmund-Unna für Firmen aus der Türkei
• Finanzamt Berlin International für die meisten anderen Staaten außerhalb der EU

Wo steht der Abschnitt im Fragebogen?

In der Fassung vom Januar 2023 ist es Abschnitt 1.6 „Empfangsbevollmächtigte(r)“ auf Seite 3, laut Ausfüllhilfe in den Zeilen 63 bis 79. Abschnitt 1.9 heißt in dieser Fassung „Steuerliche Erfassung im Inland“ und hat mit dem Empfangsbevollmächtigten nichts zu tun.

Neuere Fassungen können anders nummeriert sein. Such deshalb nach dem Namen des Abschnitts; auf dem englischen Vordruck heißt er „Authorised recipient“.

Welche Felder hat der Abschnitt „Empfangsbevollmächtigte(r)“?

Feldnamen aus dem Vordruck, Fassung Januar 2023, Seite 3. „Muster Trading Ltd“ und „PD-00001“ sind Platzhalter: Deine Firma und deine PD-Nummer stehen in deinem Konto.

Welche Fehler sind typisch?

• Die eigene Firma eintragen. Mit „c/o“ vor der eigenen Firma benennst du niemanden. In den Abschnitt gehört der Empfangsbevollmächtigte.
• Eine Anschrift im Ausland eintragen. § 123 AO verlangt einen Empfangsbevollmächtigten im Inland.
• Die Vollmacht vergessen. Laut Ausfüllhilfe berücksichtigt das Finanzamt eine Empfangsvollmacht nur, wenn sie gesondert übermittelt oder von einem Steuerberater über die Vollmachtsdatenbank angezeigt wird.
• Das falsche Kreuz setzen. Die Vollmachtsdatenbank kann nur ein Steuerberater nutzen, und nur zusammen mit einer Vertretungsvollmacht.
• Den Zusatz weglassen. Bei PortoDoc ordnen wir die Briefe am Zusatz „Ref.: Firma · PD-Nummer“ dir zu. Er gehört deshalb mit in die Anschrift.
• Mit Stempel ausfüllen. Die Ausfüllhilfe bittet um Druckbuchstaben in den Feldern und ohne Firmenstempel, weil die Fragebögen gescannt werden.

Was gilt, wenn das Finanzamt später fragt?

Lässt du den Abschnitt leer und sitzt deine Firma außerhalb von EU und EWR, kann das Finanzamt später einen Empfangsbevollmächtigten verlangen (§ 123 AO). Benennst du dann niemanden, gilt ein Brief einen Monat nach der Aufgabe zur Post als zugegangen, außer es steht fest, dass er später oder gar nicht ankam. Was das bedeutet, erklärt der Ratgeber Empfangsbevollmächtigter für das Finanzamt.

Wie PortoDoc das löst

1. 01Adresse: Du meldest dich an und bekommst deine Postanschrift in Ahrensburg bei Hamburg mit deiner persönlichen PD-Nummer. Sie ist eine Zustelladresse für Briefpost, keine Geschäfts-, Sitz- oder Impressumsadresse.
2. 02Benennung: Du unterschreibst die Vollmacht mit § 123 AO. Unter „Für das Finanzamt“ zeigt dir dein Konto genau, was du einträgst. Beim Finanzamt benennst du PortoDoc selbst, zum Beispiel im Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung.
3. 03Scan: Das Finanzamt schreibt an uns. Wir scannen jeden Brief, und du bekommst eine Nachricht. Der Brief liegt als PDF in deinem Konto.
4. 04KI-Zusammenfassung: In jedem Tarif bekommst du dazu eine englische KI-Übersetzung, je nach Tarif auch eine KI-Zusammenfassung: unverbindliche Hilfen, keine Steuerberatung – es gilt das Original.
5. 05Deine Antwort: Du oder dein Steuerberater antworten dem Finanzamt. Erklärungen, Steuerberatung und Fristenkontrolle übernehmen wir nicht.

PortoDoc ist ein Dienst der Postuvio UG (haftungsbeschränkt), Am Tiergarten 10-12, 22926 Ahrensburg. Die Briefe kommen in Ahrensburg (Schleswig-Holstein) an; die Daten liegen auf Servern in der EU (Hetzner, Finnland).

Häufige Fragen