Umsatzsteuer und Briefe vom Finanzamt: für Firmen aus Japan

Welches Finanzamt ist für Firmen aus Japan zuständig?

Zuständig ist das Finanzamt Berlin International. Deutschland legt für die Umsatzsteuer in der Regel je Staat ein Finanzamt fest, die Liste steht in § 1 Abs. 1 UStZustV. Sie nennt Japan nicht, deshalb gilt die Auffangregel (§ 1 Abs. 2 UStZustV): das Finanzamt Berlin International.

Bis 2023 war es Neukölln: Das Finanzamt Berlin International hat im Dezember 2023 die Zuständigkeit vom Finanzamt Neukölln übernommen.

Ausnahmen: Für einige Sonderverfahren und die Vorsteuervergütung gelten eigene Regeln (§ 1 Abs. 2a, 2b, 3 UStZustV).

Andere Länder: siehe unseren [Finanzamt-Finder](/werkzeuge/finanzamt-finder). Stand 24.10.2026.

Wie erreichen dich Briefe aus Berlin in Japan?

Meistens per Post, auf Deutsch: So schreiben deutsche Finanzämter (§ 87 AO). Bei einem Brief an deine Adresse in Japan zählt das Gesetz nicht die Tage unterwegs:

• Brief ins Ausland: gilt einen Monat nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben, außer er kam später oder gar nicht an; im Zweifel muss das Finanzamt den Zugang nachweisen (§ 122 Abs. 2 AO).
• Kein Empfangsbevollmächtigter trotz Aufforderung: ebenfalls einen Monat nach der Aufgabe zur Post (§ 123 Satz 2 AO). Die Ausnahme gilt dann nur, wenn feststeht, dass der Brief später oder gar nicht ankam (§ 123 Satz 3 AO).
• Wochenende oder Feiertag: Ist der Tag ein Samstag, Sonntag oder Feiertag, zählt der nächste Werktag (§ 108 Abs. 3 AO; Bundesfinanzhof, Urteil vom 14.10.2003, IX R 68/98).
• Einspruch: einen Monat ab der Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO).

Ein Beispiel mit echten Daten: Das Finanzamt Berlin International gibt einen Bescheid am Mittwoch, 12. August 2026 zur Post.

Mit den bundesweiten Feiertagen; Feiertage am Ort des Empfängers (etwa im Ausland) sind nicht eingerechnet. Angenommen, der Brief kam rechtzeitig an. Allgemeine Information, Stand 24.10.2026, keine Steuerberatung.

Deine eigenen Daten: unser unverbindlicher Fristenrechner. Die Regeln im Einzelnen: Fristen und Zugangsfiktion.

Was ändert ein Empfangsbevollmächtigter in Deutschland?

Auf Verlangen des Finanzamts: Hat deine Firma in Japan weder Sitz noch Geschäftsleitung in Deutschland, der EU oder dem EWR, kann das Finanzamt verlangen, dass du innerhalb einer angemessenen Frist einen Empfangsbevollmächtigten in Deutschland benennst (§ 123 AO).

• Inlandspost: Briefe an die deutsche Adresse gelten am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben (§ 122 Abs. 2 AO), nicht erst nach einem Monat.
• Fristen beginnen früher: siehe das Beispiel oben.
• Der Brief bleibt in Deutschland: Er reist nicht ins Ausland; ein Scan zeigt ihn dir als PDF.

Mehr dazu: Empfangsbevollmächtigter für das Finanzamt.

Welche Briefe schickt das Finanzamt Berlin International typischerweise?

• Erinnerung: Eine Umsatzsteuer-Erklärung fehlt. Gib sie vor dem Datum im Brief ab.
• Verspätungszuschlag: ein Zuschlag, weil eine Erklärung zu spät kam (§ 152 AO).
• Schätzungsbescheid: Erklärungen fehlen, deshalb schätzt das Amt deine Steuer (§ 162 AO).
• Bescheid: setzt deine Steuer fest. Die Einspruchsfrist von einem Monat läuft ab der Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO).

Wie du das Amt erreichst: Finanzamt Berlin International kontaktieren.

Gibt es ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und Japan?

Ja, laut BMF-Übersicht: Deutschland hat mit Japan ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), das Abkommen vom 17. Dezember 2015 (BGBl. 2016 II S. 956; BStBl 2016 I S. 1306), grundsätzlich anzuwenden ab 1. Januar 2017.

Die Übersicht führt es außerdem unter den Abkommen, auf die das BEPS-MLI-Anwendungsgesetz anzuwenden ist, grundsätzlich ab 1. Januar 2026.

Dein Umsatzsteuer-Finanzamt bleibt gleich: Es folgt so oder so aus § 1 UStZustV. Die Übersicht führt Doppelbesteuerungsabkommen als Abkommen auf dem Gebiet der Steuern vom Einkommen und vom Vermögen. Deine Steuern vom Einkommen klärst du mit einem Steuerberater.

Quelle: BMF-Übersicht, Stand 1. Januar 2026, Schreiben vom 7. Januar 2026.

Wie PortoDoc das löst

1. 01Adresse: Du meldest dich an und bekommst deine Postanschrift in Ahrensburg bei Hamburg mit deiner persönlichen PD-Nummer. Sie ist eine Zustelladresse für Briefpost, keine Geschäfts-, Sitz- oder Impressumsadresse.
2. 02Benennung: Du unterschreibst die Vollmacht mit § 123 AO. Unter „Für das Finanzamt“ zeigt dir dein Konto genau, was du einträgst. Beim Finanzamt benennst du PortoDoc selbst, zum Beispiel im Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung.
3. 03Scan: Das Finanzamt schreibt an uns. Wir scannen jeden Brief, und du bekommst eine Nachricht. Der Brief liegt als PDF in deinem Konto.
4. 04KI-Zusammenfassung: In jedem Tarif bekommst du dazu eine englische KI-Übersetzung, je nach Tarif auch eine KI-Zusammenfassung: unverbindliche Hilfen, keine Steuerberatung – es gilt das Original.
5. 05Deine Antwort: Du oder dein Steuerberater antworten dem Finanzamt. Erklärungen, Steuerberatung und Fristenkontrolle übernehmen wir nicht.

PortoDoc ist ein Dienst der Postuvio UG (haftungsbeschränkt), Am Tiergarten 10-12, 22926 Ahrensburg. Die Briefe kommen in Ahrensburg (Schleswig-Holstein) an; die Daten liegen auf Servern in der EU (Hetzner, Finnland).

Häufige Fragen